在很多標案,招標單位都會要求廠商提供「企劃書」(或「計畫書」、「服務建議書」)。
特別是勞務類標案,或是招商類標案,這種「最有利標」的標案,計畫書可能是廠商的勝敗關鍵。
曾經有客戶對我說:「我們是小公司,沒有那麼多東西可以寫。」
公司小,是事實,但不能是理由。
公司越小,你越應該展現出你的企圖心,大膽挑戰那些長期得標的公司,殺出一條血路。
那麼,如果你是一家新公司、小公司,卻有搶下標案的企圖,你的企劃書應該怎麼寫?
以下是我的建議:
1. 企劃書內容應該充分表達身為挑戰者的企圖心:
從你的企劃書標題、封面設計、內容充實度、加值服務提供的程度,能不能讓評審感受到「這家公司是真的有拿下標案的決心」?
2. 需針對案場的使用情境,提供深入的分析,讓企劃書讀起來就是為了該標案量身訂做的:
在許多標案,招標單位要求廠商「說明進行本案之具體可行性之改善方案及環境優質化策略」,換句話說,這就是要問你:「你對我們這個案子的了解有多少?你能比現任的廠商好多少?」
如果要寫得讓評審「有感」,你是否有到現場仔細看過,現任廠商是怎麼做的?你能不能挑出30項現任廠商的缺失,並且提出改善方案?
還是,你只是用一本企劃書投遍各大標案,從不改版?
3. 特別加強描述「有感」的「加值(加碼)服務」:
許多評選辦法,會特別要求廠商要說明「加值服務」。這個邏輯很簡單,既然這是「最有利標」,本單位當然要拿到更多額外的服務,對我們才是最有利。
在企畫書裡,你能不能在基本要求之外,端出更多「牛肉」,好讓評審能對上級有個好交代,又能做出漂亮的政績?
當然,在承諾「牛肉」的時候,你需要仔細的計算成本,量力而為。
4. 強調你的「創新服務」的作為:
既然你是「挑戰者」,你能做到的,就必須是現任廠商不願意做,或是沒有做好的事。
假設,你要投標清潔服務標案,你的設備是不是比現任廠商更新穎、更自動化?是不是更省能源?作業速度是不是更快?你的工作流程是不是引進了更嚴謹的標準?
如果答案是「Yes」,而且能在企劃書當中具體說明,自然你的勝出機會又提高了不少。
5. 適度比較一般業者的服務方式,以及你優於競爭者的服務方式:
要記得,你是挑戰者。如果你真的是大衛,就能打敗巨人歌利亞。
既然你是大衛,你就可以勇敢的在企畫書上,比較你和歌利亞有什麼不同,哪些地方勝過他。
也許你的公司規模小一點、以往的實績少一點,但是如果你是個有誠意的挑戰者,評審可能還是願意給你機會的。
6. 頁數應該寫滿,甚至超過建議頁數:
如果招標單位建議你企劃書寫30頁,你卻只寫了不到20頁,除非你這不到20頁寫得精彩絕倫,否則只會讓人覺得誠意不足。
當評選辦法建議你寫30頁,你可能可以寫到35頁,甚至更多。當然,不要超過頁數上限規範,也不要硬充頁數而亂塞資料,必須言之有物。
7. 提高圖片呈現的品質:
從封面開始,到最後一頁,你都應該放上高品質的圖片,讓整本企劃書的精緻度提高。
8. 增加各種表格與流程圖表的比重:
一張圖表,勝過千言萬語。敘述內容時,除了用文字描述,你更應該大量使用表格、流程圖、示意圖、情境圖、空間平面圖…等圖表,讓評審就算不讀文字(當然不代表你不用寫),也可以從圖表知道你要表達的是什麼。
9. 企劃書封面一定要加強視覺設計:
最後,還是要加強封面。
你的企劃書,如果只是像碩博士論文一樣,寫著幾行黑字,絕對很吃虧。你應該在封面,就寫出一句有利的標語。如果能請專業設計師操刀,設計出大氣美觀的封面視覺,就更能讓評審對你的公司產生良好的第一印象。
相信我,這樣的投資,絕對是值得的。
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藍浩益文字事務所